03 基本工作

    收發郵件要及時

    dialogue

    as the assistant of the general manager, ann is told to send emails to the branch managers about the meeting.

    安是總經理助理，她被告知要給各部門經理發一封電子郵件通知他們參加會議。

    general manager: ann, e here please.

    總經理：安，過來一下。

    ann: yes. what  i do for you?

    安：好的。我能為您做些什么？

    general manager: i need an urgeing about the reason why our sales have slumped so badly. i'd like you to send emails to all the branch managers about the meeting.

    總經理：我需要召開一項緊急會議，商討一下為什么我們的銷售量急劇下滑。你給各部門經理發一封電子郵件，讓他們參加會議。

    ann: ok. when will we have the meeting?

    安：好的。會議什么時間召開？

    general manager: at 10:00 this m. everyone must be present on time.

    總經理：上午10點鐘。每個人必須按時參加。

    ann: yeah, i get it. we'll have a meeting at 10:00 this m. i'll send the email to all the branch managers at once. anything else?

    安：好的，我知道了。會議上午10點舉行，我會馬上給各部門經理發郵件的。還有其他事嗎？

    general mahat's all. please go to prepare for the meeting now.

    總經理：沒有了。你現在要為會議準備一下。

    ann: ok, i'm on it.

    安：好的，我這就去辦。

    notes

    1. urgent ['?:d??nt] adj. 急迫的，緊要的

    2. slump [sl?mp] v. 暴跌；突然倒下；n. 蕭條期，低潮

    3. present ['prez?nt] adj. 出席的；現在的；n. 現在；禮物

    小貼士

    1. could you please check the email for me?

    能幫我查收一下郵件嗎？

    2. please carbon e on the email as soon as possible.

    請盡快將電子郵件抄送給我。

    3. you 't receive an email because your mailbox is over its limit.

    你收不到郵件，因為超過了郵箱容量。

    4. we'd like to have the meeting on august 15. same time.

    8月15號開會，老時間。

    5. have you sent our information of our products to our cooperation partner?

    你已經把我們產品的相關信息給合作商發過去了嗎？

    6. i check my email every day.

    我每天都查看電子郵件。

    7. tina, have you replied tates' email?

    蒂娜，你回復蓋茨先生的郵件了嗎？

    8. thanks to your timely reply, i got the detailed data at the crucial moment.

    多虧了你的及時回復，我在關鍵時刻得到了詳細的數據。

    傳真文件真方便

    dialogue

    anna is expeg some faxes from her ers, and now she is asking her assistant alice whether the faxes have arrived.

    安娜正在等客戶的一份傳真，現在她正在問助手愛麗絲傳真收到沒有。

    anna: alice, have you put this m's faxes on my desk? i'm waiting for some urgent faxes from our ers, and i'm pretty sure they came in last night.

    安娜：愛麗絲，你已經把今天早上的傳真放到我桌上了嗎？我在等客戶的緊急傳真，我確定昨天晚上已經發過來了。

    alice: all those came in last night are on your desk. you  have a look at them.

    愛麗絲：昨天晚上傳真過來的所有材料我都放在您桌上了。您可以看看有沒有。

    anna: just for a moment. yeah, i get them.but there are fes missing. what's it all about, alice?

    安娜：等等。是的，我找到了。但是少了4頁。這是怎么回事，愛麗絲？

    alice: i guess the fax mae was out of paper. i am sorry about that. i am going to call the ers and explain to them and ask them to send the faxes again.

    愛麗絲：可能是傳真機沒紙了，我很抱歉。我會打電話給客戶解釋，請求他們再發一份過來。

    anna: all right. be quick, please. it's very urgent. don't make any mistakes any more.

    安娜：好吧。請快一點，事情很緊急。不要再出現問題了。

    alice: i'll do it out of hand. i  assure you that you'll see the faxes in half an hour.

    愛麗絲：我馬上去辦。我保證你半個小時后會看到客戶的傳真。

    notes

    1. pretty ['priti] adv. 相當，很；adj. 漂亮的，標致的

    2. be out of 擺脫；在……之外；出于；缺乏

    3. not…any more 不再

    4. out of hand 無法控制；馬上，立刻

    5. assure [?'?u?] v. 使確信，使放心；確保

    小貼士

    1. i am expeg a fax from head office.

    我正在等總部的一份傳真。

    2. these copies are too light, so i 't make out any of the words.

    這些傳真副本上的字顏色太淺了，我什么也看不出來。

    3. some pages of the fax are missing.

    這份傳真少了幾頁。

    4. we didn't receive the eighth page of your fax.

    我沒有收到你的傳真的第八頁。

    5. how do i know if my fax is sent?

    怎樣才能知道傳真已經發出去了？

    6. fax is much more ve and faster than ems.

    傳真比快遞方便快捷多了。

    7. i didn't receive your fax, and would you please send it again?

    我沒有收到你的傳真，請你再傳一次好嗎？

    8. the memory of the fax mae is full, and there is no paper to print.

    傳真機的內存已經滿了，而且也沒有打印紙了。

    怎樣處理信件

    dialogue

    susan has just drafted a business correspondence.she wants to ask for some advice about it from peter.

    蘇珊剛剛起草了一份商業信函。她想從彼得那征求一下意見。

    susan: hi, peter. could i bother you a minute?

    蘇珊：嗨，彼得。我能打擾你幾分鐘嗎？

    peter: of course. what  i help you?

    彼得：當然可以。我能幫你什么？

    susan: i just drew up a business letter to our ers.  you give me some tips please? are the form and tents correct?

    蘇珊：我剛剛起草了一份給客戶的信件。你能給我指點一下嗎？信件的格式和內容正確嗎？

    peter: business letters are usually formal and the tents must be cise. keep your message short, because no one likes loer. well, not bad on the whole. for clarity, you should put a plete line space between each paragraph.

    彼得：商業信件通常是注重格式的，內容要簡潔。信件要簡短，因為沒有人喜歡讀冗長的信函。嗯，整體上不錯。為了條理清晰，在兩端之間要空一行。

    susan: oh, i fot it. thank you.

    蘇珊：哦，我忘記了。謝謝你。

    peter: you're wele.  you make sure your spelling and grammar are correct?

    彼得：不客氣。你確定所有的拼寫和語法都正確嗎？

    susan: yeah, i have gone over it more than twice.

    蘇珊：是的，我已經檢查兩遍以上了。

    peter: aha, you are a stious worker.

    彼得：啊哈，你工作起來挺認真的。

    susan: thank you. this is what i ought to do.

    蘇珊：謝謝你的夸獎。這是我分內的事。

    notes

    1. draft [drɑ:ft] n. 草稿；匯票；征兵；v. 起草；征募

    2. correspondence [?k?ri'sp?nd?ns] n. 信件；通信（聯系）；符合，一致

    3. draw up 起草，擬訂；（使）停住

    4. respond [ri'sp?nd] v. 答復；（to）對……有反應，響應

    5. cise [k?n'sais] adj. 簡明的，簡要的

    6. on the whole 總體上

    7. stious [?k?n?i'en??s] adj. 認真的，勤勤懇懇的

    小貼士

    to send and receive letters

    在翻譯中，英語和中文的語序恰恰相反，我們說收發信件就不能譯為“to receive and seers”，而是“to send and receive letters”。類似的還有：sooner or later 遲早；no matter rich or poor 不論貧富；not worry about food or clothing 衣食無憂；care little about one's life or death 不管死活等等。

    辦公軟件熟練嗎

    dialogue

    in the rest room, ann and julia are talking about the veniend practicability of office softwar.

    在員工休息室，安和朱莉亞正在討論辦公軟件的便捷和實用性。

    ann: office software is very ve for us. it saves us from so much work and makes the unication at home and abroad much easier.

    安：辦公軟件給我們帶來了很多方便。它讓我們的工作更加輕松，讓國內外的交流更加方便。

    julia: yeah, though i am not expert in using all the office software, i do enjoy the venience.

    朱莉亞：是呀。盡管我對所有的辦公軟件不是很熟練，但我已經感覺到很方便了。

    ann: in this information age, if you want to find a good job, you must be experienced in office software. the skills qualify you to get a high wage and promotion opportunity.

    安：在這個信息時代，如果想找到一份好工作，你就必須能熟練cao作辦公軟件。這項技能會讓你得到高工資和提升的機會。

    julia: i am going to be washed out of the times. i only know a little about excel and i have to shake off my present situation.  you help me? you are a dab at puter.

    朱莉亞：我要被時代淘汰了。我對excel只是略懂皮毛，我必須要擺脫現在這種狀況。你能幫我嗎？你可是電腦高手。

    ann: please don't worry too much about that. sense of crisis may raise your morale. anyhow, i  give you a hand whe is required.

    安：不要太過于擔心了。危機感可以激發你的斗志。不管怎樣，只要你需要，我就會伸出援手的。

    julia: it's so kind of you. thank you.

    朱莉亞：你真是太好了。謝謝你。

    notes

    1. practicability [?pr?ktik?'biliti] n. 實用性，可行性

    2. at home and abroad 國內外

    3. qualify ['kw?li?fai] v.（使）勝任，（使）具有資格，（使）合格

    4. wash out 把……洗掉；取消；破產；淘汰

    5. shake off 抖落；擺脫

    6. dab [d?b] v. 輕拍；輕涂；n. 內行，高手

    7. morale [m?'r?l] n. 士氣，斗志；品行

    小貼士

    1. are you familiar with the usage of office software?

    你能熟練使用辦公軟件嗎？

    也可以這樣說：

    how is your profi using office software?

    2. i don't have the least knowledge of autocad.

    我一點也不懂怎樣自動制圖。

    3. he is a crack hand at puter.

    他是個電腦高手。

    4. could you show me the excel useful skills?

    你能教我一些excel電子表格實用技巧嗎？

    5. in order to operate the office softerfectly, all the staff must be trained for a month.

    為了能熟練地cao作辦公軟件，所有的員工必須要參加一個月的培訓。

    6. excel is a on office software with powerful funs.

    excel是一種很常見且功能強大的計算機辦公軟件。